Gouvernance et budget

Une gouvernance partagée

Dans le réseau Apidae, nous avons une certitude : ce sont à travers les usages et avec les usagers que naissent les idées.

L'organisation mise en place reflète donc cette croyance et la gouvernance a pour objectif de permettre à chacun d’assumer son rôle avec le plus de légitimité et d’agilité possible.

La gouvernance repose sur plusieurs lieux de débats et deux organes de prises de décisions, illustrés à travers ce schéma et présentés ci-dessous :

 

Le comité de exécutif - 10 personnes :

Organe de décisions stratégiques, il se réunit 3 à 4 fois par an.

  • Il est le garant des valeurs du réseau et de la cohérence globale de l’organisation.
  • Budget annuel, grandes orientations des développements, stratégie de diffusion collective… toutes ces décisions sont validées sur propositions des groupes de travail mandatés sur des sujets variés, des comités de pilotage et du comité de changement.

Consultez les comptes-rendu du Comité Exécutif

et les membres du Comité Exécutif :

 

Le comité de changement - 24 animateurs :

  • Organe de décisions opérationnelles du réseau, il se veut le reflet des attentes, en terme d’usages, des utilisateurs de la plateforme. Ce groupe a une grande latitude de décision dans la priorisation et dans la mise en oeuvre opérationnelle des développements de la plateforme commune.
  • Il est organisé en quatre Unités de production qui gèrent les chantiers en parallèle et à leur rythme. ce groupe est coordonné par le chef de projet du réseau situé en Auvergne Rhône-Alpes. Vous retrouverez la répartition des Unités de production et les chantiers en cours dans ApiApp, le ki-fé-koi du réseau


Les comités de pilotages régionaux - 15 personnes :

Les Comités de Pilotage régionaux sont :

  • les organes des décisions opérationnelles du réseau Apidae au niveau de leur région,
  • les interlocuteurs du Comité Exécutif Apidae,
  • les principaux créateurs de lien entre le Comité Exécutif et l’ensemble des membres du réseau au niveau régional,
  • force de proposition dans les évolutions et les orientations stratégiques tant sur les développements de la plateforme que sur le fonctionnement du réseau, en lien avec le Comité de Changement (invité à chaque réunion de Comité de Pilotage régional),
  • responsables de la politique de formation à l’échelle de leur territoire,
  • autonomes dans l’animation du réseau Apidae à l’échelle régionale

Les Comités de Pilotage régionaux participent à la politique de diffusion des données et ont un rôle de communication en direction des membres de leur territoire.

Composition :
Un comité de pilotage régional peut être constitué de 10 à 20 membres maximum.

Il est composé d’un membre de droit, le Comité Régional du Tourisme, en tant que pilote/coordinateur du réseau Apidae et de membres élus ou désignés dans les 3 collèges suivants :
● Collège A - Comités départementaux du tourisme ou équivalents : 39 % des membres élus
● Collège B - Offices de tourisme et structures territoriales, avec un rôle de contributeur : 51 % des membres élus
● Collège C - Partenaires institutionnels , réseaux complémentaires, quel que soit leur rôle (diffuseur ou contributeur) : 10 % des membres élus.
> Consulter les différentes types de membres contributeurs dans la charte du réseau


Seules les personnes appartenant aux structures membres du réseau Apidae (directeurs ou délégataires) peuvent être élues ou désignées. Des structures non membres du réseau peuvent être conviées, ponctuellement, aux réunions des Comités de Pilotage régionaux. Elles peuvent être consultées à titre consultatif mais n’ont pas de droit de vote.
Chaque collège doit être représenté au moins par une personne. Les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des personnes présentes ou représentées par une personne de la même structure.


Durée du mandat :
Les membres sont élus ou désignés pour une période de 3 ans. Ils participeront aux réunions autant que faire se peut.

Ils pourront exceptionnellement se faire remplacer par une autre personne de leur structure qui sera mandatée pour voter les décisions à leur place.
Plus de trois absences successives sans représentant aux réunions du Comité de Pilotage régional entraîne la destitution du membre. Une nouvelle élection ou désignation aura alors lieu, au sein du collège, afin d’élire ou de désigner un nouveau représentant pour la durée du mandat restant. De nouvelles élections ou désignations pourront également avoir lieu en cas de nouvelle structure entrante ou de structure démissionnaire.


Représentation des Comités de Pilotage régionaux au sein du Comité Exécutif
Deux personnes, l’une du collège A, l’autre du collège B, sont désignées par chaque Comité de Pilotage régional, en plus du pilote de niveau régional, pour représenter leur Comité de Pilotage au Comité Exécutif.


Les groupes de travail interrégionaux - 4 à 6 personnes :

  • Ils sont chargés de proposer des solutions sur des problématiques concrètes et spécifiques (niveau de contribution annuelle des membres, évolution de la stratégie de diffusion…).
  • Les personnes membres de ces groupes sont choisies pour leur connaissance du sujet à traiter et pour leurs profils et compétences complémentaires et variées. Elles se réunissent sur une courte durée ( 3 à 4 réunions sur quelques mois) pour proposer une résolution à faire voter au comité exécutif.

 

La charte du réseau

La Charte du Réseau est le document fondateur du réseau qui en précise les règles de fonctionnement.
Sa mise à jour est effectuée de manière annuelle ou en fonction des évolutions de la gouvernance.

Vous pouvez consultez la charte 2017 en ligne.

Un budget maîtrisé et équitable

Pour être durable, il est nécessaire de se donner les moyens de financer ses projets et ses rêves.

Pour le réseau Apidae, la mise en commun des moyens de façon équitable a toujours paru une évidence et traduit notre ambition commune. C’est pourquoi chaque membre du réseau contribue, à hauteur de ses moyens et en fonction de son rôle :

  • les offices de tourisme et territoires sont les garants de la qualité de la donnée et ont mis la plateforme au coeur de leur organisation  :
    leur contribution financière est fonction de leur niveau de budget annuel et s’établit, en 2017, entre 366 à 3504 euros TTC
  • les territoires leader (départements, métropoles et régions) mettent à disposition les moyens humains (animateurs) pour assumer leur rôle de coordination et d’accompagnement des membres situés de leurs  territoires.
    Ils financent le réseau sur la base d’un forfait fixé par le comité exécutif, soit 10 000 € TTC en 2017 avec un doublement pour les niveaux régionaux.
  • les autres membres du réseau, et notamment les diffuseurs privés, contribuent à hauteur de leur niveau de consommation des services de 500 à 3 000 € TTC

La somme de cette “collecte” permet de financer le budget annuel : hébergement des serveurs, développement technique de la plateforme et des outils (plateforme d’aides, sites web), accompagnements des utilisateurs, appel à des spécialistes et consultants extérieurs (juristes , AMO …)  

 

A noter, chaque membre de la communauté des territoires payant une contribution financière (les “contributeurs”) sont, par convention, copropriétaires de l’outil technique (la plateforme) qui est développé pour eux et avec eux.