Gouvernance et budget

Une gouvernance partagée

Dans le réseau Apidae, nous avons une certitude : ce sont à travers les usages et avec les usagers que naissent les idées.

L'organisation mise en place reflète donc cette croyance et la gouvernance a pour objectif de permettre à chacun d’assumer son rôle avec le plus de légitimité et d’agilité possible.

 

La gouvernance repose sur plusieurs lieux de débats et deux organes de prises de décisions :

 

Le comité de exécutif - 10 personnes :

  • Organe de décisions stratégiques, il se réunit 3 à 4 fois par an.
  • Il est le garant des valeurs du réseau et de la cohérence globale de l’organisation.
  • Budget annuel, grandes orientations des développements, stratégie de diffusion collective… toutes ces décisions sont validées sur propositions des groupes de travail mandatés sur des sujets variés, des comités de pilotage et du comité de changement.

 

Le comité de changement - 21 animateurs :

  • Organe de décisions opérationnelles du réseau, il se veut le reflet des attentes, en terme d’usages, des utilisateurs de la plateforme. Ce groupe a une grande latitude de décision dans la priorisation et dans la mise en oeuvre opérationnelle des développements de la plateforme commune.
  • Il est organisé en quatre Unités de production qui gèrent les chantiers en parallèle et à leur rythme. ce groupe est coordonné par le chef de projet du réseau situé en Auvergne Rhône-Alpes. Vous retrouverez la répartition des Unités de production et les chantiers en cours dans ApiApp, le ki-fé-koi du réseau


Les comités de pilotages régionaux - 15 personnes :

  • Présents dans chacune des trois régions membres (Auvergne Rhône-Alpes, Provence Alpes Côte d'Azur, Ile-de-France), ils pilotent le développement du réseau dans leurs territoires respectifs.
  • Ils ont un rôle pédagogique d’explication des décisions du comité exécutif et adaptent leur mise en oeuvre aux spécificités locales.  
  • Ils ont aussi un rôle de veille sur les contraintes et attentes issues de leur territoires compte tenu de la grande disparité d’organisation qui les caractérisent et ils proposent des solutions à valider en comité exécutif ou à approfondir en groupe de travail interrégionaux.


Les groupes de travail interrégionaux - 4 à 6 personnes :

  • Ils sont chargés de proposer des solutions sur des problématiques concrètes et spécifiques (niveau de contribution annuelle des membres, évolution de la stratégie de diffusion…).
  • Les personnes membres de ces groupes sont choisies pour leur connaissance du sujet à traiter et pour leurs profils et compétences complémentaires et variées. Elles se réunissent sur une courte durée ( 3 à 4 réunions sur quelques mois) pour proposer une résolution à faire voter au comité exécutif.

 

La charte du réseau

La Charte du Réseau est le document fondateur du réseau qui en précise les règles de fonctionnement.
Sa mise à jour est effectuée de manière annuelle ou en fonction des évolutions de la gouvernance.

Vous pouvez consultez la charte 2017 en ligne.

Un budget maîtrisé et équitable

Pour être durable, il est nécessaire de se donner les moyens de financer ses projets et ses rêves.

Pour le réseau Apidae, la mise en commun des moyens de façon équitable a toujours paru une évidence et traduit notre ambition commune. C’est pourquoi chaque membre du réseau contribue, à hauteur de ses moyens et en fonction de son rôle :

  • les offices de tourisme et territoires sont les garants de la qualité de la donnée et ont mis la plateforme au coeur de leur organisation  :
    leur contribution financière est fonction de leur niveau de budget annuel et s’établit, en 2017, entre 366 à 3504 euros TTC
  • les territoires leader (départements, métropoles et régions) mettent à disposition les moyens humains (animateurs) pour assumer leur rôle de coordination et d’accompagnement des membres situés de leurs  territoires.
    Ils financent le réseau sur la base d’un forfait fixé par le comité exécutif, soit 10 000 € TTC en 2017 avec un doublement pour les niveaux régionaux.
  • les autres membres du réseau, et notamment les diffuseurs privés, contribuent à hauteur de leur niveau de consommation des services de 500 à 3 000 € TTC

La somme de cette “collecte” permet de financer le budget annuel : hébergement des serveurs, développement technique de la plateforme et des outils (plateforme d’aides, sites web), accompagnements des utilisateurs, appel à des spécialistes et consultants extérieurs (juristes , AMO …)  

 

A noter, chaque membre de la communauté des territoires payant une contribution financière (les “contributeurs”) sont, par convention, copropriétaires de l’outil technique (la plateforme) qui est développé pour eux et avec eux.