Un vent de fraîcheur souffle sur les utilisateurs

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Vous êtes administrateur local ou référent Apidae au sein de votre Office de Tourisme et ce rôle vous accorde des droits d’accès à la plateforme plus étendus par rapport à ceux de vos collègues. En effet, vous êtes la personne chargée de gérer les utilisateurs, les personnalisations pour l’ensemble de la structure ou encore d’administrer les critères internes, les descriptifs privés…

Il est conseillé de ne pas multiplier les administrateurs locaux dans une même structure. Un binôme peut être une bonne solution. !

Cette semaine, nous avons besoin des administrateurs locaux pour faire un petit ménage au niveau des utilisateurs.

Le nettoyage se fera en 4 étapes, c’est parti …

 

1ère étape  - Vérifiez si vos utilisateurs sont encore actifs ?

Allez dans Administrer/Utilisateurs Apidae/Gestion des utilisateurs pour accéder à la liste des utilisateurs de votre membre.

Vous avez sans doute toujours parmi vos utilisateurs, le compte du collègue parti, il y a quelques années, de l’ancien stagiaire et même celui de l’ex-président qui avait trop envie de découvrir Apidae. A moins que ce soit un utilisateur que vous avez parrainé ou pour lequel vous avez ouvert des droits extranet et dont vous n’avez plus de nouvelles ?

Pour supprimer un compte utilisateur inactif, vous avez deux possibilités :

- Retirer un utilisateur d’un membre
Cette fonctionnalité est à utiliser dans le cas où l’un de vos utilisateurs est amené à quitter votre structure sans pour autant quitter le domaine du tourisme. Si un de vos salariés quitte votre structure pour une autre, une fois que vous l’aurez détaché de votre membre, il pourra être « récupéré » par la nouvelle structure qui l’emploie.

- ou plus efficace : Supprimer un compte utilisateur
Cette fonctionnalité est à utiliser dans le cas où l’un de vos utilisateurs est amené à quitter votre structure et l’univers Apidae.

Pour info ou rappel : RGPD oblige, un utilisateur inactif depuis plus de 3 ans doit être supprimé d’Apidae. Mais vous pouvez aussi décider de supprimer les utilisateurs qui sont inactifs depuis moins de temps.

 

2ème étape - Avez-vous des utilisateurs en attente ?

Regardons maintenant si vous avez des petits, dans les utilisateurs en attente. Il faut se rendre dans Administrer/Utilisateurs Apidae/ Utilisateurs en attente.

Un utilisateur en attente est un utilisateur qui s'est créé un compte sur la plateforme Apidae, mais qui n'est rattaché à aucun membre du réseau ou qui n'a été parrainé par aucun membre. Les utilisateurs en attente ont un statut d'utilisateur enregistré, qui donne accès à plus de fonctionnalités que pour les utilisateurs qui ne se créent pas de compte sur la plateforme.

En haut de l’écran, grâce au moteur de recherche vous pouvez filtrer sur votre territoire pour afficher les utilisateurs susceptibles de vous intéresser.
> Si vous trouvez le compte Apidae d’une personne de votre équipe, vous pouvez le rattacher à votre membre.

 

3ème étape - Vérifiez les adresses mails !

Maintenant que votre liste des utilisateurs est complète, retournez dans Administrer/Utilisateurs Apidae/Gestion des utilisateurs pour vérifier si les adresses e-mail renseignées pour chaque utilisateur sont toujours d’actualité.

> Si ce n’est pas le cas, demandez aux utilisateurs concernés de bien vouloir faire la modification et d’en profiter pour enrichir leur profil. Cette nouvelle adresse mail sera effective après avoir été validée et deviendra alors l’identifiant de connexion.

 

4ème étape - Choisissez qui va recevoir les notifications !

Et pour finir, allez dans Administrer/Membres Apidae, si vous souhaitez modifier les destinataires des notifications envoyées par Apidae.

La personnalisation des destinataires des notifications automatiques permet de choisir vers quelle(s) adresse(s) mails doivent être dirigées les notifications expédiées par Apidae. Les notifications adressées par mail peuvent informer d’erreurs survenues sur les API/Export, signaler un problème sur une fiche ou une demande de mise à jour  sur les objets touristiques. Sans paramétrage de votre part, les notifications sont envoyées aux administrateurs locaux du membre.

 

Voilà, c’est fait, le réseau Apidae vous remercie.

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