Comment Apidae va t’il se doter d’une plateforme plus performante ?

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C'est la société Clever Age, agence full service couvrant la totalité de la chaîne digitale et basée à Lyon, qui a été choisie par le réseau Apidae Tourisme pour l'accompagner dans la période d'étude qui précèdera l'évolution de la plateforme collaborative.

Christelle Picault, Responsable Back Office Apidae au sein de la coordination globale, est en charge du suivi du projet. Elle répond aujourd'hui à nos questions.

 

La réunion de lancement du projet avec le nouveau prestataire a eu lieu le 02 décembre 2019. Comment avez-vous décidé d’organiser le travail ?

La réunion de lancement a permis de rappeler les enjeux et objectifs de la phase de Cadrage réalisée avec une méthode Agile. Cette phase va permettre d'identifier les besoins qui vont générer le plus de valeur.

Elle a également permis de définir l'organisation qui va être mise en place durant cette phase et les différentes instances de pilotage :

  • des ateliers de travail hebdomadaires qui nous permettent de définir les objectifs de chaque offre de services et de les prioriser,
  • des comités de projet hebdomadaires pour la gestion opérationnelle, le suivi du planning et des phases suivantes,
  • des comités de pilotage mensuels pour les arbitrages, le suivi du projet et le suivi budgétaire et pour  s'assurer que les objectifs principaux sont respectés.

 

Quels sont les chantiers de développement prioritaires mis en œuvre dans le cadre de l’évolution de la plateforme ?

Pour l'instant, il n'est pas possible de répondre à cette question. Nous avons toutefois fait le choix de commencer par travailler sur l'offre de services Apidae Connect, car c’est l’offre qui va nous permettre de rendre rapidement lisible toute la valeur de notre écosystème et qui est très attendue :

  • tant du coté des acteurs territoriaux pour trouver facilement un partenaire technique,
  • que du coté des fournisseurs de services qui ont beaucoup de "belles offres" à montrer.

La phase de cadrage va nous permettre de prioriser les différents développements en fonction des nouveaux services à produire, de leur coût et de la complexité de mise en place (c'est la méthode MVP : Minimum Viable Product)

 

Quels seront les impacts sur la plateforme en 2020 ?

En 2020, il ne devrait pas y avoir d'impacts sur la plateforme Apidae actuelle. Nous allons surtout nous attacher à créer des nouveaux services ! Pendant cette phase, les correctifs et évolutions mineures de la plateforme actuelle sont assurés comme actuellement. Les fonctionnalités actuelles devraient migrer en dernier, probablement en 2022.

Nous porterons une attention particulière à accompagner ces changements en communicant à partir du 2ème Trimestre 2020 à l'aide d'une série de webconférences et de toutes les informations utiles comme des articles, des slides... Et bien entendu, les supports, l’aide en ligne, les formations seront mises à jour au fil de l’eau des livraisons.

 

Christelle, vous travaillez également sur le Back Office d'Apidae. Pouvez-vous nous en dire quelques mots ?

Côté back-office, nos objectifs sont extrêmement clairs : simplifier et fluidifier les échanges entre les différents systèmes en les dématérialisant autant que faire ce peut. 

Comme pour les évolutions de la plateforme Apidae, notre leitmotiv est de supprimer les tâches à non valeur ajoutée (chronophages et souvent risque d'erreurs) en nous concentrant sur ce qui amène de la vraie valeur ajoutée pour Apidae mais aussi pour son écosystème. Un des exemples étant la facture que nous souhaitons pouvoir dématérialiser en offrant de nouveaux moyens de paiement.

Pour accompagner cette transformation, nous avons fait le choix de nous doter d'un nouvel outil de CRM & ERP, qui sera connecté à la plateforme Apidae mais aussi à tous nos outils de gestion des sociétaires, nos outils comptables et nos outils de communication

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