Mise à jour en ligne de ses fiches Apidae : retour d’expérience dans les Combrailles

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L’Office de Tourisme des Combrailles (Puy-de-Dôme) a décidé de se simplifier la vie quant à la mise à jour de ses fiches dans Apidae. Zoom sur Hubo, l’outil que l’équipe a choisi pour récolter ses données 2020...

 

Vous avez initié le projet de récolte des données touristiques grâce à l'outil proposé par Dahub sur votre territoire. Comment est-il né ?

Jusqu’en 2018, nous nous sommes réparti les mises à jour annuelles par type objet, avec une équipe composée de 8 permanents et 2 saisonniers. Ces mises à jour étaient effectuées, en fonction de nos partenariats et pour la plus grosse majorité de prestations entre octobre et janvier, puis jusqu’en mars pour les prestations non partenaires. En 2018, l’équipe a été fortement réduite, et le temps de travail réservé pour les mises à jour cumulé par tous, est devenu contraignant, accentué par l’augmentation du nombre de prestations.

La présentation de Dahub, lors d’un club Apidae, nous a fortement interpellé. Et là, quoi de plus intéressant que de gagner du temps pour nos autres missions !

Après présentation de l’outil Dahub avec démonstration vidéo à toute l’équipe, l’intérêt est devenu général !

 

Comment s'est déroulé le projet ?

Nous avons procédé par étapes et mis en place plusieurs actions avant le lancement de l’étape de récolte.

Nous avons :

  1. fait un tri sur les prestations qui demandent le plus de mises à jour et sélectionné nos prestations par type objet et par tranche de 100 prestataires (pour correspondre au nombre de prestations du devis demandé) ;
  2. visionné la vidéo de démonstration et le guide utilisateur fourni par Dahub ;
  3. créé un tutoriel interne avec les consignes propres à nos saisies, précisant le fonctionnement pas à pas ;
  4. personnalisé selon nos besoins, le tableau de la campagne de mise à jour avec Dahub.

Nous avons bâti ce tableau de bord selon plusieurs paramètres :

  • Création d’une adresse e-mail réservée pour les mises à jour ;
  • Mise en place de l’option de double validation (validation par nos soins pour vérification avant import dans Apidae) ;
  • Mise en place de notre calendrier : début de la campagne et relance, personnalisation des textes d’accompagnement aux mails pour les prestataires ;
  • Export de nos listes de prestations (Identifiant, nom, type objet) et du mail destinataire de l’envoi et de la validation ;
  • Vérification et personnalisation de la cohérence des champs par type objet ;
  • Préparation d’un calendrier par tranches horaires pour la validation des questionnaires au sein de l’équipe.

La validation des questionnaires a été faite au fur et à mesure de leur réception.

Dans l’ensemble, avec une relance, nous avons eu un taux de retour de 36%, pour une première c’est pas si mal. Nous ferons une sélection mieux étudiée lors d’une prochaine campagne maintenant que nous connaissons l’outil.

 

Avez-vous rencontré des difficultés ?

Nous avons essuyé quelques erreurs et difficultés, surtout causées par le fait que notre équipe travaille à distance et par la découverte d’un nouvel outil par les prestataires !

Il s’est avéré que nous manquions dans nos fiches de certaines informations relatives aux contacts du prestataire. Nos mails sont parfois passés en SPAM ou encore certains critères se sont avérés manquants. Par ailleurs, nous nous sommes confronté à la problématique d’avoir des partenaires hors territoire et dont l’Office de Tourisme de référence n’a pas le même calendrier de mise à jour.

Au cours de cette campagne, nous avons mis à jour et modifié le tutoriel destiné aux équipes au fur et à mesure des écueils rencontrés.

Nous avons fait le point avec Dahub et participé à une réunion en visioconférence avec les autres utilisateurs où chacun a fait remonter ses remarques. Les suggestions d’amélioration seront prises en compte, l’outil devrait être plus performant pour les mises à jour 2021.

 

Quels sont pour vous les facteurs clés de succès ?

Un test sur tous les types objet en amont de la campagne de mise à jour serait nécessaire pour toute l’équipe de l’Office de Tourisme suivi d’une démonstration auprès des prestataires afin qu’ils se familiarisent avec l’outil et qu’ils puissent voir ce que nous faisons de leurs informations après leur validation.

Nous appuierons également sur les dates de la campagne de mise à jour pour qu’elles soient mieux entendues par le prestataire. Bien définir nos besoins pour tout type de support d’utilisation  (éditions, export PDF, mailing…) sera la clef de cette réussite. Ainsi, la sélection des fiches pour leur mise à jour sera plus efficace.

 

Comment envisagez-vous la suite de cette démarche ?

Nous avons opté pour la reconduction de cette expérience l’an prochain, le devis est même déjà signé ! Dahub travaille sur une nouvelle version de Hubo incluant nos demandes d'évolutions, de nouvelles recommandations rédactionnelles et également des optimisations techniques de délivrabilité des e-mails. Nos actions d’accompagnement auprès de nos partenaires de terrain ne peuvent qu’être améliorées, si on leur permet de bénéficier davantage d’outils connectés et simple d’utilisation.

 

Et pensons aussi à nous… le temps gagné pour notre équipe devrait être encore supérieur à celui de cette année !

Crédit photo têtière : Elyas Saens

Contact

Office de Tourisme des Combrailles
Evelyne Ceroni – Administratrice locale Apidae
T : 04 73 85 80 94
evelyne.ceroni@tourisme-combrailles.fr
www.tourisme-combrailles.fr

 

Société Dahub

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