Migrer vers Apidae : le pari réussi de Béziers Méditerranée - Episode 1

Il y a un an, l’Office de Tourisme Béziers Méditerranée faisait le choix stratégique de migrer sa base de données vers Apidae.

Objectif : gagner en fiabilité, cohérence et autonomie dans la gestion et la diffusion de ses données touristiques.

Un projet structurant, accompagné de près par les équipes Apidae, qui a marqué une étape clé dans la transformation numérique de la destination.

Pour ce premier épisode, Anaïs revient sur les motivations, les étapes et les enseignements d’une migration bien orchestrée.

1. Contexte et motivation

👉 Qu’est-ce qui a motivé votre décision de migrer vers Apidae ? Qu’attendiez-vous de ce changement ?

L’Office de Tourisme Béziers Méditerranée a pris la décision de migrer vers Apidae pour une raison très simple. Le besoin de changer de SIT s’est fait ressentir lorsque nous avons commencé à vouloir travailler avec des éditeurs de solutions numériques par nous-même, sans forcément attendre un accompagnement départemental. Apidae nous a paru être un outil plus flexible et plus ouvert à tous types d’éditeurs externes. Apidae, nous permet à nous, Office de Tourisme, de gérer la diffusion de nos données, d’être indépendant car tous les clients Apidae sont traités sur le même pied d’égalité.

Si je devais résumer cela en trois mots, je dirais : flexibilité, autonomie et ouverture.

2. Le processus de migration

👉 Comment s’est déroulée la migration concrètement ? Quelles ont été les grandes étapes et les points de vigilance que vous recommanderiez à d’autres offices ?

Lorsque vous vous lancez dans une migration il faut bien avoir en tête que cela ne se fera pas en un jour et que cela demande des moyens financiers, évidemment, mais aussi humains.

       
1. Identifier les offres que vous souhaitez conserver (tous les POI présents dans nos bases de données ne doivent pas forcément faire partie de la migration). Un petit nettoyage est souvent nécessaire.
       
2. Préparer et envoyer les fichiers (POI) pour la migration à Apidae
       
3. Vérifier avec Apidae que tous les objets ont été récupérés et ont intégré les bons types objets
       
4. Requalifier les données de chacun des POI (vérifier que toutes les données qui devaient être reprises le sont bien et ajouter, à la main, les données qui ne faisaient pas partie de la migration automatique mais qui nous semblent importantes. (C’est l’étape qui prend le plus de temps)
       
5. Il peut être aussi nécessaire de faire des exports en CSV de certaines données de votre ancienne base de données par sécurité (par exemple : exporter les contacts privés qui vont vous servir à remplir vos fiches entités côté Apidae).
   

3. L’accompagnement Apidae

👉 Comment avez-vous vécu l’accompagnement proposé par Apidae pendant la migration ? Qu’est-ce qui vous a le plus aidé ou facilité la transition ?

Evidemment, la formation proposée par Apidae Tourisme est indispensable. Même si, globalement, les logiques de bases de données restent les mêmes il y a forcément des choses qui changent et qu’on ne peut pas inventer ou deviner sans avoir suivi la formation. Par exemple, la classification des objets n’est pas la même entre notre ancien SIT et Apidae. Avant, nous allons avoir tendance à mettre un bar ou un café dans le bordereau « Restauration » alors que sur Apidae ils vont dans le type objet « Equipements ».

Laurie qui nous a suivis au début de la migration et nous a formé a été d’une grande aide, très pédagogue et a toujours pris le temps de répondre à nos questions.

Globalement, le soutien dont nous avions besoin pour ce type de projet (qui fait souvent peur et est assez stressant) nous a été apporté par les équipes d’Apidae.

4. Impacts internes

👉 Quels changements cette migration a-t-elle entraîné dans votre organisation interne, vos pratiques de saisie ou vos relations avec vos partenaires ?

Pour l’instant, l’organisation en termes de saisie reste la même pour nous. Au-delà, du fait qu’il a fallu former tous nos collaborateurs qui saisissaient ou intervenaient déjà sur notre ancien SIT, cela n’a rien changé.

En ce qui concerne les prestataires extérieurs nous avons surtout bon espoir de gagner du temps pour la saisie de notre agenda avec « Apidae event », qui permet aux prescripteurs d’évènements de remplir un formulaire qui vient automatiquement s’implémenter dans Apidae.

5. Bilan et regard rétrospectif

👉 Avec un an de recul, quel bilan tirez-vous de cette migration ? Si c’était à refaire, que feriez-vous différemment ?

Il y a un an, en se lançant dans ce projet de migration nous savions que ça allait être « un chantier » très chronophage et mobilisateur. En plus de changer de SIT, le fonctionnement d’Apidae implique que nous changions aussi d’outil de GRC. En parallèle de tout cela nous avons aussi décidé de refondre notre site web. Autant vous dire que les 12 derniers mois n’ont pas été de tout repos !

Il n’y a pas forcément quelque chose que je ferais différemment, si ce n’est peut-être consacrer plus de temps humain à la qualification de nos données sur Apidae. Mais il faut aussi être conscient que nos données « sont vivantes » et que donc elles demandent un travail de mise à jour permanent. La base de données n’est pas quelque chose de figé, elle toujours perfectible. Je ne suis pas inquiète, il faut y travailler chaque jour un peu pour se rapprocher du but fixé.

Ce que je retiens de cette expérience c’est que la chose qui fera que le projet verra le jour sans trop d’encombres, c’est l’équipe qui est derrière. Si tout le monde est fédéré pour travailler dans le même sens et arriver au but fixé, cela fonctionne.

La migration vers Apidae a permis à Béziers Méditerranée de franchir une étape essentielle dans la maîtrise et la valorisation de ses données touristiques.

En choisissant l’autonomie, l’ouverture et une approche collaborative, l’équipe a posé les bases d’un écosystème numérique plus agile et plus durable.

Une expérience inspirante pour toutes les destinations en réflexion sur la modernisation de leur SIT.