Gagner du temps et mieux former grâce à l’historique des fiches : retour d’expérience de l’OT Belledonne-Chartreuse

Pouvez-vous vous présenter et présenter votre structure en quelques mots ainsi que ses grands enjeux ?

Je suis Julia Herbet-Perceval, je suis coordinatrice Apidae Tourisme et relations médias. Je coordonne l’équipe de l’Office de Tourisme de Belledonne-Chartreuse qui a 6 correspondants Apidae qui se trouvent dans les différents bureaux d’information touristiques au sein du territoire.
Nous sommes un OT communautaire qui est sur un large périmètre qui fait quasiment la totalité de la commmunauté de communes du Grésivaudan avec plusieurs destinations touristiques : stations thermales, stations de ski, vallées, etc. Nous sommes là pour faire la promotion d’un territoire qui est varié en termes de paysages, d’activités, d’environnement.

Nous avons récemment sorti une nouvelle fonctionnalité dans notre SIT : l’historique des fiches. J’ai cru comprendre que cela avait modifié votre quotidien, pouvez-vous nous en dire plus ?

Il y a deux situations dans lesquelles l’historique des fiches m’est vraiment utile.
La première, c’est quand on travaille à plusieurs sur différents bureaux d’information. On voyait bien qu’une fiche avait été modifiée, mais on ne savait pas ce qui avait été changé exactement. Il fallait systématiquement appeler la personne qui avait fait la modification pour comprendre. Et ce n’était pas évident pour elle non plus de s’en souvenir, surtout quand il s’agissait de modifications en masse. Cela générait pas mal d’échanges de mails ou téléphoniques…
Depuis qu’on a l’historique, tout est beaucoup plus simple : plus besoin de se contacter, on voit directement ce qui a été modifié. En tant que coordinatrice, c’est une vraie avancée.
La deuxième situation, c’est lors du suivi de formation des nouveaux correspondants Apidae. Quand de nouveaux arrivants commencent à saisir dans Apidae, je relis leurs fiches, je corrige si besoin, et je peux ensuite leur expliquer pourquoi j’ai fait ces modifications. L’historique me permet de suivre précisément leurs actions, d’éviter les oublis, et d’être plus claire dans mes explications. Et surtout, ça m’évite de devoir écrire un mail détaillé à chaque fois pour expliquer les corrections. Je leur demande juste de consulter l’historique des actions pour voir ce que j’ai modifié. Imaginez le gain de temps !

Suite à ces changements, avez-vous eu des retours de vos collaborateurs ?

On aurait pu penser que certaines personnes se sentiraient “surveillées” avec l’historique, mais en fait pas du tout. Tout le monde en voit l’utilité, parce que ça fait vraiment gagner du temps. Ce n’est pas un outil de contrôle, c’est simplement un moyen de suivre l’évolution d’une fiche.
Et pour les nouveaux arrivants, c’est super pratique. On peut les accompagner plus facilement, voir ce qu’ils ont saisi, les corriger et leur expliquer. C’est un vrai plus dans le suivi et la formation.

Pensez-vous que cet usage de l’historique des fiches puisse être appliqué pour d’autres structures ?

Dans tous les offices de tourisme où plusieurs personnes travaillent sur la saisie des fiches Apidae, l’historique est vraiment utile. Par exemple, si je vois qu’un collègue a mis à jour les horaires d’un socioprofessionnel la semaine dernière, je ne vais pas l’appeler pour rien ou recontacter le prestataire. Ça évite les doublons et les pertes de temps.
C’est particulièrement pratique quand on travaille à plusieurs sur les mêmes fiches. Et même quand on est seul, ça sert de mémo : on peut revoir ce qu’on a fait, se remettre dans le contexte.

Vous comptez également utiliser la nouvelle version du tableau de bord pour un usage très précis. Pouvez-vous nous faire part de votre projet et des résultats attendus ?

Dès que la V2 est sortie, je me suis fait un tableau de bord personnalisé avec les recherches que j’utilise tout le temps. On a plusieurs bureaux, avec des questions différentes selon les équipes, donc mon projet c’est de créer un tableau de bord par équipe d’accueil, adapté à leurs besoins et aux questions qu’elles reçoivent le plus souvent.
Ce qui est intéressant, c’est qu’on peut aussi adapter le tableau de bord en fonction des saisons. L’hiver et l’été, ce ne sont pas les mêmes demandes, ni les mêmes agendas.
Les 10 recherches avancées qu’on peut enregistrer sur le tableau de bord sont vraiment un gain de temps pour les équipes d’accueil. Ça leur permet d’accéder directement à l’info utile, sans avoir à refaire les mêmes recherches à chaque fois.

Merci Julia, nous prendrons très prochainement des nouvelles pour avoir les résultats de votre expérimentation sur le tableau de bord !